手帳のバーチカル恐怖症を克服する【7】

タスク管理ができず要領が悪く、すぐ脱線したりやるのを忘れたりするわたしが時間の使い方をうまくなるためにバーチカルタイプの手帳に挑戦することにしたシリーズ第8弾。

何をしていたかというと、以下の通り

 （ 見出しと目次の使い方をやっと理解したので使ってみた。）

仕事の手帳なので、職場に一週間置きっぱなしにする（継続）

 仕事をしてる日を書き込むので、土曜日と日曜日は振り返りにする。

重たいのに書き込まないのであれば、持ち歩く理由がないので重くて嫌にならないよう置きっぱなしにすることにした。

→このスタイルは固定でいい。あえて言うなら、職場以外の時間が余白になるのが少し勿体ない気がする。が余白の活用方法はまだ思い浮かばないので課題だ。

定例MTGなどわかっている予定は書き込んでおく

会議の出席依頼を受けたり、毎週の定例会議は時間と会議室を書き込んでおく。手帳は開いて、キーボードを打つ時のアームレストのように腕の下に置いておき、作業に没頭して出席するのを忘れないようにすぐ見れるようにしておいた。

これは大分快適で、自分が把握する以外にも周囲から「あの会議いつからだっけ」と聞かれてすぐ答えられるのが気持ちが良かった。

タスクは発生したらつど書き込む

やることが発生したら、それが今すぐやるのであれば、割込みワークとして今の作業を中断するように横線で区切り、新たなタスクを書き込む。

今すぐでないのなら、時間軸外に書き込んでおく。これもやるときは時間軸に書き込んで開始するようにする。

実行したら開始時間と終了時間に矢印を引いて、色ペンで囲む。

  これもだいぶ良かった。今何をやっているのか、常に頭において仕事することができ、何か依頼が飛び込んできて中断しても、片付いた後に直前にやっていた作業に戻るのが非常にスムーズだった。

仕事に書き込む上での色分けを決めた

上が前回、下が今回。

 　　ピンクはMTG

　　ブルーが作業・ワーク

　　オレンジが問い合わせ対応など割込み作業

　　イエローとグリーンのペンは用途未定。

 俯瞰でタスクを見降ろした時にわかりにくかったので色分けをした。

バーチカルではない、今使っている手帳は、青が仕事、赤（赤系）は健康・重要、黒が雑記、緑が娯楽…なんて分けているが、書くペンよりも、時間帯にカラーペンでマークする方がパッと見わかりやすい。書き込むペンの色はこだわらず、時間帯を塗るカラーペンを目印にした方がよさそうだ。

3色ボールペンを使っていると、青が残るという理由で、仕事手帳の文字は青で書き、時間帯をカラーペンで塗ったり、囲ったりするようにした。 

総評

割込み作業を視覚的に見れるのは非常に良い。仕事しやすい。

あまりにも割込みが多くて本来の作業ができないようなら割り込まれない方法を検討しないといけないし、割り込まれても対応できるのなら、それはそれで自分を褒められる。何より、割り込まれ終わった後に、前の作業に戻れるのが最大の効果だと感じた。

今後も自分のタスク、割込みは必ず書き込むようにしておこう。

 なんだか、バーチカル手帳を遣えている気がしてきた。

また月曜日からも、↑のスタイルで継続しよう。

ジブン手帳2018は11月から使えるので、それまでに課題を洗い出しておかないといけない。長い手帳会議ならぬ、手帳検証は10月いっぱい開催中なのである。